Gérer une équipe de jardiniers-paysagistes : planning, congés et organisation

Répartir le travail : secteurs, compétences, équipes

La répartition des chantiers repose sur trois critères, dans cet ordre :

1. La compétence et le matériel. Une taille de haie haute, un chantier de création ou l'utilisation d'un tracteur-tondeuse ne se confient pas à n'importe qui.
2. Le secteur. Chaque employé ou chaque équipe couvre de préférence une zone, pour limiter les trajets et créer une relation avec les clients.
3. La charge. Personne ne doit finir à 15 h pendant qu'un autre termine à 19 h.

Pour les gros chantiers, formez des équipes de deux ou trois personnes avec un chef d'équipe, qui fait le lien avec le client et avec vous. Pour l'entretien courant, un employé seul par tournée est souvent plus efficace.

Préparer la journée la veille

Le pire scénario : l'équipe arrive au dépôt à 7 h 30 et attend que le patron décide qui va où. Préparez les journées la veille au plus tard :

• vérifiez qui travaille demain ;
• répartissez les rendez-vous en fonction des critères ci-dessus ;
• vérifiez la météo et prévoyez un plan B ;
• envoyez à chacun sa journée, avec les adresses et l'ordre de passage.

Chacun sait ce qu'il fait en arrivant, charge le bon matériel et part directement.

Transmettre les consignes de chaque client

« Attention au chien », « ne pas tondre sous le cerisier », « le portail se ferme à clé », « déposer les déchets verts au fond du jardin » : ces consignes font la différence entre un client satisfait et un client qui appelle pour se plaindre. Elles doivent être écrites, rattachées à la fiche du client et accessibles sur le terrain, pas seulement dans la tête du patron.

Les photos des passages précédents aident aussi : un nouvel employé voit immédiatement le résultat attendu.

Congés et absences

L'activité d'entretien est très saisonnière : la pointe va du printemps au début de l'été, l'hiver est plus calme. C'est donc logiquement en hiver et en creux de saison qu'il est le plus facile d'accorder des congés. Quelques règles évitent les tensions :

• fixez tôt dans l'année les périodes où les congés sont possibles et celles où ils le sont moins ;
• centralisez les demandes au même endroit, avec une réponse écrite ;
• dès qu'un congé est accordé, vérifiez les rendez-vous de la personne à cette date et réaffectez-les ;
• pour une absence imprévue, identifiez les rendez-vous qui peuvent être décalés de quelques jours et ceux qui doivent être repris par un collègue.

Horaires et temps de travail

Les journées d'un jardinier varient avec la saison et la météo. Tenez compte des horaires de chacun (temps plein, temps partiel, apprenti) au moment de remplir les journées, et suivez les heures réellement faites. Les entreprises du paysage relèvent d'une convention collective nationale qui encadre notamment le temps de travail : vérifiez les règles applicables à votre entreprise avec votre expert-comptable ou votre organisation professionnelle.

Suivre ce qui a été fait

À la fin de la journée, vous devez savoir sans passer dix coups de fil :

• quels rendez-vous ont été faits, et en combien de temps ;
• ce qui n'a pas pu être fait et doit être reprogrammé ;
• les remarques du terrain (un arrosage automatique en panne, une haie qui mérite un devis) ;
• les interventions à facturer.

Les photos avant/après sont aussi une protection en cas de désaccord avec un client.

Avec quels outils ?

Beaucoup d'entreprises commencent avec un tableau blanc au dépôt et un groupe de messagerie. Cela fonctionne jusqu'à trois ou quatre personnes, puis les consignes se perdent et le patron passe ses soirées à refaire le planning.

Un logiciel de planning partagé permet à chacun de voir sa journée sur son téléphone. Avec Débroussai'Heure :

• la vue Orga affiche une colonne par membre de l'équipe du jour : vous déplacez un rendez-vous de l'un à l'autre par glisser-déposer, avec annulation possible, et les chevauchements sont signalés ;
• la vue Gantt montre la charge de chacun sur la journée ;
• l'affectation automatique répartit les passages dus entre les employés disponibles, selon leurs horaires ;
• les équipes ont un chef d'équipe, les rôles (administrateur, chef d'équipe, employé) limitent ce que chacun peut modifier ;
• les congés se demandent et se valident dans l'application, avec une notification à chaque étape ;
• chaque employé voit ses rendez-vous, ouvre la fiche du client avec ses notes et l'historique des passages, démarre et termine ses interventions et ajoute ses photos avant/après ;
• une notification rappelle à chacun ses rendez-vous du lendemain, à 19 h.

Questions fréquentes

À lire aussi : optimiser ses tournées · devis, factures et facture électronique