Guide de démarrage

1. Créer le compte et régler l'entreprise

Cliquez sur Essai gratuit. Renseignez le nom de votre entreprise, choisissez votre métier (« Jardinier / Paysagiste » ou « Technicien cordiste »), puis votre prénom, votre nom, votre email et un mot de passe. Acceptez les CGV et appuyez sur Créer mon compte. Vos premières prestations sont créées selon votre métier, avec leur rythme et leur saison. L'essai dure 14 jours, sans carte bancaire.

Ouvrez ensuite Réglages › Infos entreprise :

• l'adresse du dépôt, votre local ou votre domicile : c'est le point de départ et de retour des tournées, et le lieu de la météo. Elle est localisée à l'enregistrement. Sans elle, la tournée part de chez le premier client et la météo ne peut pas s'afficher ;
• votre logo, votre SIRET, votre taux de TVA et vos coordonnées, repris sur vos devis.

Votre métier se change dans Réglages › Prestations, onglet Catalogue métier. Il choisit le catalogue proposé ; les prestations que vous avez déjà ne changent pas.

2. Horaires, pause et jours fériés

Ouvrez Réglages › Horaires, pause et congés. L'onglet Horaires contient :

• l'heure de début et de fin de journée ;
• la pause déjeuner : son heure et sa durée. La planification la place entre deux rendez-vous, au plus près de cette heure ;
• la tolérance de dépassement (aucune, 30 min ou 1 h) : un rendez-vous peut finir jusqu'à cette marge après la fin de journée. Au-delà, la planification n'en place plus ;
• les jours travaillés.

Appuyez sur Enregistrer : la planification utilise alors ces réglages, vos jours de fermeture et les jours fériés.

L'onglet Congés et fermetures regroupe vos congés, les fermetures de l'entreprise (bouton Ajouter : des jours sans rendez-vous pour toute l'équipe) et les jours fériés. Ils sont calculés automatiquement, Pâques compris, et la planification ne place pas de rendez-vous ces jours-là. Décochez un jour férié si vous le travaillez.

3. Prestations, tarifs et saisons

Réglages › Prestations a deux onglets. Mes prestations liste celles que vous proposez, par exemple pour un jardinier : tonte, taille des haies, débroussaillage, ramassage des feuilles… Catalogue métier liste les prestations types de votre métier : touchez-en une pour l'ajouter. Le bouton + crée une prestation à la main. Pour chacune, réglez :

• le tarif : à l'heure, au m², au mètre linéaire, au m³, à l'unité ou au forfait ;
• le rythme et la saison, c'est-à-dire les mois où elle se fait. Ils sont proposés quand vous l'ajoutez à un client ;
• la durée prévue : elle sert au planning tant que le client n'a pas sa propre durée. Sans durée, 1 h est prévue ;
• les personnes nécessaires, quand vous travaillez en équipe : 2 pour l'élagage, par exemple. La prestation n'est alors jamais planifiée pour moins de 2 personnes. La durée indiquée reste celle d'une personne seule : à deux, le rendez-vous est plus court d'autant.

Hors de sa saison, une prestation n'est pas proposée à la planification. L'icône calendrier en haut de l'écran (Saisons de l'année) montre toutes vos prestations mois par mois ; touchez-en une pour changer sa saison.

4. Ajouter ou importer ses clients

Un par un

Onglet Clients › +. Choisissez Particulier ou Entreprise, puis renseignez le nom, le téléphone, l'email et l'adresse. L'adresse est localisée à l'enregistrement, pour les tournées ; si elle n'est pas trouvée, l'application vous propose de la corriger. La section Plus d'options ajoute :

• un jour préféré et une heure préférée, pris en compte dans les propositions ;
• les périodes d'intervention : décochez les mois où le client fait lui-même l'entretien, par exemple pour une maison de vacances ;
• l'option Préparation avant arrivée, quand des mois sont décochés : un passage est proposé les jours qui précèdent le retour du client ;
• la surface du jardin, pour les métiers du jardin.

Le champ Notes garde les informations utiles, comme l'accès au jardin. Après l'enregistrement, la fiche s'ouvre sur Prestations : ajoutez-y ce que vous faites chez ce client (étape 5).

En une fois, depuis Excel

Dans Excel, choisissez Fichier › Enregistrer sous, type CSV UTF-8. Dans l'onglet Clients, ouvrez le menu ⋮, choisissez Import CSV et sélectionnez le fichier. Les colonnes Nom, Adresse, Code postal, Ville, Email et Téléphone sont reconnues automatiquement, avec la virgule, le point-virgule ou la tabulation comme séparateur. L'option Ignorer les doublons écarte les clients qui portent le même nom. Vérifiez l'aperçu, puis lancez l'import.

Une colonne Prestations est facultative, par exemple « Tonte (Hebdomadaire) | Taille des haies (Trimestrielle) ». Seules les prestations qui existent déjà dans vos prestations sont ajoutées au client ; les autres sont signalées à la fin de l'import. Créez-les dans Réglages › Prestations, puis ajoutez-les depuis la fiche client. Les adresses sont localisées juste après l'import : pour celles qui ne sont pas trouvées, les trajets sont estimés, et vous corrigez l'adresse depuis la fiche client.

5. Donner un rythme à chaque prestation

C'est l'étape qui rend le planning automatique. Ouvrez une fiche client, onglet Prestations, puis Ajouter une prestation :

1. choisissez la prestation dans Mes prestations ou dans le Catalogue métier ;
2. indiquez la durée chez ce client, si vous la connaissez : 30 min, 1 h, une demi-journée… ;
3. choisissez le rythme : hebdomadaire, toutes les 2, 3 ou 6 semaines, mensuelle, tous les 2 mois, trimestrielle, annuelle, ou ponctuel ;
4. indiquez la date du dernier passage, si vous la connaissez. Sans date, la prestation est proposée comme première intervention.

La saison est celle de la prestation (étape 3). Un même client peut avoir plusieurs prestations à des rythmes différents. Chacune affiche son rythme, son dernier passage, sa durée et sa situation : prochain RDV, en retard, à faire vers telle date, première intervention… À chaque intervention terminée, le temps réellement passé affine la durée prévue pour les passages suivants.

7 jours avant l'échéance, le client apparaît dans Clients › À planifier. La pastille du bouton Planification affiche le même nombre.

6. Planifier la semaine

Dans l'onglet Planning, appuyez sur Planification, ou sur Planifier depuis l'écran Aujourd'hui. La pastille de ce bouton compte les clients dont une prestation est à prévoir dans les 7 jours. L'écran Planification propose les passages des 7 ou 14 prochains jours, jour par jour, dans l'ordre de la tournée. Une couleur indique la priorité :

• Urgent : en retard, ou première intervention ;
• À planifier : échéance dans les 7 jours ;
• Flexible : échéance plus lointaine.

Chaque passage est proposé à sa date idéale (dernier passage + rythme), avec une marge : ± 1 jour pour une tonte hebdomadaire, ± 5 jours pour un entretien mensuel. Il est placé dans la tournée où il ajoute le moins de route. L'application tient compte de vos horaires, jours travaillés, jours fériés et congés, des rendez-vous déjà prévus, de la pause déjeuner, du jour et de l'heure préférés du client, de la saison et de la météo annoncée. Si un rendez-vous du client est déjà prévu à ce moment-là, la prestation lui est ajoutée (« Ajout au RDV »). En équipe, Répartition automatique choisit l'intervenant ; vous pouvez aussi choisir une personne.

Cochez les passages qui vous conviennent, puis appuyez sur Planifier : rien n'est créé avant. Seul le prochain passage est créé. Le suivant sera proposé quand il arrivera à échéance, à partir de la date réelle du dernier passage.

Une urgence ? Sur la fiche client, appuyez sur Planifier ce client, puis activez Urgence : ses prestations sont proposées aujourd'hui ou demain. S'il n'y a pas de place, l'application l'indique (« Aucun créneau aujourd'hui ni demain »). Ouvrir la journée vous laisse alors déplacer ou raccourcir un rendez-vous vous-même : aucun autre rendez-vous n'est décalé automatiquement.

7. Organiser et optimiser les journées

Le planning s'affiche en vue Jour ou Semaine. En équipe, la vue Jour montre une colonne par tournée sur ordinateur et une personne à la fois sur téléphone (étape 10). Liste / Carte affiche les tournées du jour sur une carte, une couleur par personne. Touchez la date pour changer de jour. La vue Jour montre la tournée dans l'ordre de passage : le trajet avant chaque rendez-vous, la pause déjeuner et le retour au dépôt, avec le total de route et l'heure de fin.

• Le menu ⋮ d'une tournée propose Optimiser l'ordre : la tournée du départ au retour au dépôt. Optimiser propose un meilleur ordre de passage et montre les nouvelles heures ; rien n'est enregistré avant Appliquer. Les heures fixées avec le client ne bougent pas, ni les rendez-vous en cours ou terminés. Vous pouvez aussi changer l'ordre à la main en glissant un rendez-vous par sa poignée. Ouvrir dans Maps lance l'itinéraire dans Google Maps.
• En vue Semaine, faites un appui long sur un rendez-vous et glissez-le sur un autre jour : il se place dans la tournée de ce jour. Un message indique la nouvelle date, avec Annuler.
• Optimiser la semaine, en vue Semaine, propose un nouvel ordre de passage et, quand cela réduit la route, un autre jour de la semaine. Regardez l'aperçu, puis appuyez sur Appliquer. Ne bougent pas : les jours passés et les rendez-vous à heure ou date imposée, en cours ou terminés.

Des bandeaux de suggestion apparaissent en vue Jour. Rien ne change sans votre accord :

• bandeau vert : un autre ordre de passage ferait gagner au moins 10 minutes de route. Optimiser ouvre la tournée ;
• bandeau violet, par exemple « 2 RDV coûteraient moins de route un autre jour » : ces rendez-vous feraient gagner au moins 10 minutes de route un autre jour de la semaine, avec le même intervenant et dans ses horaires. Voir montre les jours possibles, Déplacer accepte.

Pour déplacer un seul rendez-vous, ouvrez sa fiche, menu Déplacer le RDV : des créneaux sont proposés dans les tournées des 14 prochains jours, ou vous choisissez un autre jour.

8. Sur le terrain

L'écran Aujourd'hui affiche vos rendez-vous du jour et la météo. Touchez un rendez-vous pour ouvrir sa fiche :

• Itinéraire ouvre le trajet dans Google Maps, Appeler compose le numéro du client ;
• Démarrer le RDV à l'arrivée : le temps passé est compté ;
• Photos avant et Photos après, bouton Ajouter : elles restent sur la fiche du rendez-vous, que vous retrouvez dans l'historique du client ;
• Terminer le RDV à la fin : cochez les prestations faites, vérifiez le temps passé sur place, ajoutez vos notes si besoin, puis Terminer.

Une prestation n'a pas pu être faite ? Laissez-la décochée, puis choisissez : l'ajouter au prochain RDV du client, créer un nouveau RDV (le créneau est proposé avant la création) ou ne rien prévoir maintenant. Dans ce dernier cas, la Planification la reproposera si elle est encore due. Si c'est un employé qui termine, le patron est prévenu.

Si vous finissez plus de 15 minutes avant ou après l'heure prévue, l'application propose Recalculer la suite de la journée ? avec les nouvelles heures, dans le même ordre de passage. Choisissez Recalculer ou Laisser tel quel, puis prévenez les clients dont l'heure change. Des rendez-vous d'hier ne sont pas terminés ? Un bandeau le signale en vue Jour, et Reporter leur cherche une place à partir d'aujourd'hui. Un rendez-vous annulé (Annuler le RDV) reste dans l'historique du client ; ses prestations sont reproposées par la Planification si elles sont encore dues.

Le soir à 19 h, une notification rappelle vos rendez-vous du lendemain. Activez-la sur votre téléphone dans Réglages › Notifications sur cet appareil (pour un employé : en bas de l'écran Aujourd'hui), bouton Activer. Un seul appareil par compte reçoit les notifications : le dernier ouvert. Sur iPhone, ajoutez d'abord l'application à l'écran d'accueil depuis Safari.

9. Météo et report

La météo est celle de l'adresse du dépôt, réglée dans Réglages › Infos entreprise. L'écran Aujourd'hui affiche une carte météo : le temps du jour, le risque de pluie et le vent, puis les jours suivants. Quand de la pluie, du vent fort, de l'orage ou de la neige est annoncé pour demain, une alerte indique le nombre de rendez-vous concernés, par exemple « Pluie demain · 3 RDV ». Son bouton Reporter ouvre le report de ce jour.

Les prévisions apparaissent aussi dans le planning : à côté de la date en vue Jour, sur chaque jour en vue Semaine. Un jour à risque porte la mention « Conditions difficiles » ou « Reporter conseillé ».

Le bouton Report météo de la barre d'outils du Planning ouvre le report :

1. choisissez la date et la période : Matinée (rendez-vous qui commencent avant 12 h), Après-midi ou Journée complète ;
2. les rendez-vous de cette période sont cochés. Pour chacun, un nouveau créneau est proposé dans les 14 jours : un jour travaillé, là où la tournée s'allonge le moins, en évitant les jours où pluie forte, orage, neige ou vent fort sont annoncés (prévisions à 7 jours), et en gardant l'heure fixée avec le client. Sans place dans les 14 jours, l'application l'indique ;
3. décochez un rendez-vous pour qu'il reste à sa place ;
4. appuyez sur Reporter, puis validez dans la fenêtre Confirmer le report. Rien n'est à ressaisir ; pensez à prévenir les clients concernés.

10. Travailler en équipe

Pour travailler à plusieurs, il faut la formule Équipe ou Entreprise. L'onglet Équipe apparaît dès que vous êtes au moins deux.

• Inviter un membre : Réglages › Inviter un employé. Saisissez son adresse e-mail et son rôle, Employé ou Patron, puis Créer l'invitation. Envoyez le lien avec Envoyer par e-mail ou Copier le lien : la personne crée son compte avec cette adresse et rejoint l'équipe. En attendant, l'invitation occupe une place de votre abonnement.
• Rôles : le Patron a tous les droits, dont l'équipe, les congés et les réglages. L'Employé voit et réalise ses rendez-vous. Pour qu'il puisse aussi ajouter et modifier des rendez-vous, ouvrez Équipe, touchez son nom et activez Peut ajouter et modifier des RDV.
• Horaires individuels : dans Équipe, touchez le membre, puis Horaires. Sans horaires propres, il suit ceux de l'entreprise.
• Congés : l'employé fait sa demande dans Équipe › Mes congés, vous l'approuvez ou la refusez dans Équipe › Congés. À l'approbation, ses rendez-vous sont confiés aux collègues présents : la tournée qui passe le plus près, dans leurs horaires, à la même heure quand c'est possible. Ceux qui restent sans solution vous sont listés.

En équipe, la vue Jour affiche sur ordinateur une colonne par tournée, plus les rendez-vous Sans intervenant ; sur téléphone, les personnes sont en pastilles en haut pour passer de l'une à l'autre. Sur ordinateur, glissez un rendez-vous d'une colonne à l'autre : son heure ne change pas, et le message propose Recalculer la journée. Ce bouton refait l'ordre de passage et les heures de chaque tournée, avec les trajets, la pause et les horaires de chacun ; vous voyez ce qui change avant d'Enregistrer. Répartir confie les rendez-vous sans intervenant à la tournée où ils ajoutent le moins de route, en équilibrant la charge.

Dans la vue Jour, l'en-tête de chaque tournée montre la charge de la personne par rapport à ses horaires et la marge qui reste. Changer, sur un rendez-vous, le confie à une autre tournée : pour chacune, l'application calcule l'heure d'arrivée, la route en plus et la nouvelle fin de journée, puis montre les heures qui changent avant de valider. Équilibrer l'équipe redistribue les rendez-vous du jour entre les personnes présentes et réordonne les tournées concernées, pour réduire la route et rapprocher les fins de journée ; les heures fixées avec le client, les rendez-vous en cours ou terminés et les personnes nécessaires sont respectés, et un aperçu par personne, avec toutes les heures qui changent, s'affiche avant d'appliquer. La bascule Liste / Carte montre les tournées du jour sur une carte, une couleur par personne.

Sur la fiche d'un client, l'intervenant habituel indique la personne qu'il voit d'habitude : la planification la propose en priorité quand c'est possible, et signale quand elle ne peut pas.

La ligne Qui part avec qui forme les binômes du jour : appuyez sur Partir ensemble, cochez les personnes, puis Continuer. Ils font une seule tournée dans un véhicule, et chaque rendez-vous est fait ensemble. L'application montre la fin de journée, la route et les heures qui changent avant de valider. Quand le travail de deux personnes tient dans la journée d'une seule, un bandeau violet de la vue Jour propose de les faire partir ensemble.

Dans Réglages › Prestations, les personnes nécessaires d'une prestation (2 pour l'élagage, par exemple) garantissent qu'elle n'est jamais planifiée pour une personne seule.

11. Devis et suivi de facturation

Sur la fiche client, onglet Devis, appuyez sur Nouveau. Ajoutez vos lignes avec Ajouter une ligne : une prestation de votre catalogue ou un texte libre, l'unité, la quantité, le prix HT et une remise si besoin. La TVA de votre entreprise est appliquée. Aperçu montre le devis en PDF, à votre logo ; Enregistrer le devis le garde en brouillon.

Sur la fiche du devis, Envoyer ouvre votre messagerie avec le récapitulatif du devis, ou le marque comme envoyé si vous l'avez transmis autrement. Générer PDF permet de l'imprimer ou de l'enregistrer. Indiquez ensuite s'il est Accepté ou Refusé. Le préfixe et le prochain numéro des devis se règlent dans Réglages › Paramètres des devis.

Les interventions terminées s'ajoutent à la liste À facturer de l'onglet Clients, classées par client. Une estimation HT est calculée : tarif horaire des prestations × temps passé × nombre de personnes. Les prestations dans une autre unité (m², forfait…) sont marquées « à chiffrer ». Exporter (CSV) les transmet à votre outil de facturation ; Marquer comme facturé les retire de la liste une fois la facture faite.

Et ensuite ?

Installez l'application sur l'écran d'accueil de votre téléphone : voir le guide d'installation. Dans l'application, Réglages › Aide propose des tutoriels écran par écran. Une question ? Écrivez-nous à [email protected]. Chaque formule comprend un tutoriel de prise en main en visio.